Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle
Datenschutzhinweis
Bewerber_innen und Interne Weiterentwicklungen Audi Formula Racing GmbH
AllgemeinesWir stellen Ihnen diese Datenschutzerklärung, welche sich ausschließlich auf die im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten bezieht, zur Verfügung, um Sie darüber zu informieren, wie wir mit Ihren im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten bei uns umgehen.
Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Audi Formula Racing GmbH
Heinrichsheimstraße 200
86633 Neuburg a.d. Donau
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRB 10855
Registergericht: Ingolstadt
Personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses
Personenbezogene Daten sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Daten über Ihren konkreten Werdegang etc., welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden kann. Informationen, die nicht (un-)mittelbar mit Ihrer wirklichen Identität in Verbindung gebracht werden, sind hingegen keine personenbezogenen Daten.
Grundlagen und Zwecke zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren
Sollten Sie sich bei uns auf elektronischem Wege, also per E-Mail oder über unser Webformular bewerben, dann erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
Mit dem Absenden einer Bewerbung auf unserer Recruiting-Seite bekunden Sie Ihr Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Sie übermitteln uns in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zwecke Ihrer Stellensuche/ Bewerbung nutzen und speichern.
Insbesondere werden dabei die folgenden Daten erhoben:
Stammdaten(z. B. Name, Titel, akademischer Grad, Geschlecht, Geburtstag und -ort und Staatsangehörigkeit, private Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mailadresse), Familienstand, Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis, Ausweiskopien, Fotos, Sprachkenntnisse, Angehörige und deren Kontaktdaten),
Bewerbungsdaten (z. B. Bewerbung und Lebenslauf, Referenzen, Ergebnisse von Sicherheitsüberprüfungen (soweit einschlägig), Informationen aus Bewerbungsgespräch, Zeugnisse für spezielle Gruppen (z. B. Berufsausbildung, Duales Studium) Testergebnisse oder Assessmentcenter),
Gesundheitsdaten(z. B. arbeitsmedizinische Untersuchungen, Krankheiten, erkrankungsbedingte Hilfsmittel, Behinderungen), soweit von Ihnen im Rahmen Ihrer Bewerbung angegeben.
Datenschutzrechtliche Erklärungen (z. B. Einwilligungserklärungen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten; Erklärungen zum Widerruf von Ihnen erteilter Einwilligungen; Erklärungen zum Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten; Erklärungen zur Geltendmachung Ihrer Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit einschließlich der Informationen, die Sie uns bei der Geltendmachung Ihrer Rechte mitteilen).
Steuerrechtlich relevante Angaben zur Religionszugehörigkeit, aus denen religiöse und weltanschauliche Überzeugungen hervorgehen können, soweit von Ihnen im Rahmen Ihrer Bewerbung angegeben.
Angaben zum Familienstand(Ehe oder eingetragene Lebenspartnerschaft) aus denen gegebenenfalls die sexuelle Orientierung hervorgehen kann, soweit von Ihnen im Rahmen Ihrer Bewerbung angegeben.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen. Darin befinden sich ggf. weitere personenbezogene Daten.
Auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter(innen) aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeiter Zugriff.
Die Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten hängt vom Ausgang des Bewerbungsverfahrens ab.
Kommt es zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer ihres Beschäftigungsverhältnisses, was auch die Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses umfasst. Über die weitere Verarbeitung werden Sie in diesem Fall gesondert informiert.
Wenn wir Ihre Bewerbung ablehnen, werden die Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung automatisch gelöscht. Dies dient der Sicherstellung der Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) oder sonstiger rechtlicher Auseinandersetzungen. Sofern es tatsächlich zu gerichtlichen oder außergerichtlichen Auseinandersetzungen kommt, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten jedenfalls für die Dauer des Verfahrens sowie im Anschluss, um verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) ergeben, nachzukommen. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zehn Jahre.
Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung speichern, um bei erneuten Vakanzen auf Sie zukommen zu können, speichern wir Ihre Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung oder bis wir die Speicherung nicht mehr für erforderlich halten. Im letzteren Fall informieren wir Sie über die Löschung.
Löschfristen bei Background-Checks
Bei Einstellungen externer Kandidaten, Berufungen und Bestellungen werden die Basisdaten des Background-Checks (Datum, Art und Befunde ja oder nein) als persönlicher Eintrag im Personal Administrationssystem erfasst und verbleiben dort gemäß der Löschfrist für relevante Personalunterlagen und -daten (siehe oben). Bei externen Bewerbungen, die nicht zu einer Einstellung führen, werden die Basisdaten für einen Zeitraum von 6 Monaten gespeichert. Die vollständigen Berichte des Background-Checks werden für nicht eingestellte externe Kandidaten nach sechs Monaten, für alle anderen Fälle nach drei Jahren Aufbewahrung gelöscht.
Anschließend sind wir verpflichtet, Ihre Daten zu löschen bzw. zu anonymisieren. In diesem Falle stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.).
Allgemeiner Umgang mit Bewerberdaten:
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in erster Linie zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses auf Basis des § 26 Abs. 1 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Soweit erforderlich, verarbeiten wir personenbezogenen Daten zur Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit auf Grundlage des § 22 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. c) BDSG. Weitere besondere Kategorien personenbezogener Daten (d.h. Angaben aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen hervorgehen, sowie die, Gesundheitsdaten oder Daten aus denen die sexuelle Orientierung hervorgehen kann) verarbeiten wir gegebenenfalls zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht (z. B. Fragerecht des Arbeitgebers) nach § 26 Abs. 3 BDSG. Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, um Ihnen einen Link zu einer Umfrage zum Bewerbungsprozess zukommen zu lassen, um unseren Bewerbungsprozess verbessern zu können. Die Ergebnisse der Umfrage werden völlig anonym gespeichert.
Sanktionslistenabgleich:
Darüber hinaus führen wir mit Ihren personenbezogenen Daten am Ende des Bewerbungsverfahrens vor Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses im Tarif einen internen Abgleich mit bestehenden Sanktionslisten (z. B. Finanzsanktions- und Terrorlisten) durch.
Background-Check:
Bei Einstellungen und (internen) Berufungen in den Management Kreis, Einstellungen und (internen) Berufungen in den Oberen Management Kreis sowie bei Einstellungen und (internen) Ernennungen in den AT-Kreis (nachfolgend Beschäftigungsgruppen) führen wir einen sog. Background-Check durch, um höchste Compliance- und Integritätsstandards bei Geschäftsaktivitäten und Transaktionen sicherzustellen. Es gilt zu gewährleisten, dass potenzielle Inhaber verantwortungsvoller Funktionen innerhalb der Audi Formula Racing GmbH ihren Aufgaben ohne Interessenkonflikte und unter Einhaltung hoher ethischer Standards nachgehen und sich den Grundsätzen des Unternehmens gewissenhaft verpflichten, um rechtliche Risiken und Reputationsschäden zu minimieren.
Der Background-Check und dessen Ergebnis ist Teil der Entscheidung für die Begründung eines oder die Weiterentwicklung im bestehenden Beschäftigungsverhältnis. Die Audi Formula Racing GmbH führt den Background-Check erst kurz vor der Entscheidungsfindung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses für einen beschränkten Bewerberkreis durch.
Ihre zu diesem Zweck erhobenen Daten werden nicht für weitere Verwendungen gespeichert, verarbeitet oder weitergegeben.
Eine Rechtfertigung der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Background-Checks ergibt sich für die oben genannten Beschäftigtengruppen aus § 26 Abs. 1 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). § 26 BDSG regelt die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Beschäftigungsverhältnis und privilegiert solche zweckgebundenen Datenverarbeitungen, sofern diese u. a. für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Dabei werden Bewerber um ein Beschäftigungsverhältnis gem. § 26 Abs. 8 S. 2 BDSG Beschäftigten gleichgestellt. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses ist erforderlich i.S.d. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG, da die Audi Formula Racing GmbH ein berechtigtes Interesse daran hat, die oben genannten Führungspositionen mit Personen zu besetzen, die integer sind und nach dem geltenden Recht handeln. Dies wird durch den Ihrer Berufung oder Einstellung vorgeschalteten Background-Check sichergestellt.
Umfang der Prüfung für den AT-Kreis, Einstellungen und interne Berufungen in den Management Kreis sowie interne Berufungen in den Oberen Management Kreis:
Die Überprüfung von personenbezogenen Daten umfasst dabei Ihre Stammdaten (Name, Geburtsdatum, Anschrift), Qualifikationen bzw. Ihre Abschlüsse, Ihre Berufserfahrungen sowie im Falle eines bereits bestehenden Beschäftigungsverhältnisses etwaiger Regelverstöße gegen gesetzliche und behördliche Vorgaben bzw. etwaige Verstöße gegen (Konzern-) Vorgaben, soweit nicht bereits zu einem früheren Zeitpunkt geprüft. Darüber hinaus überprüfen wir auch Ihre Vorbeschäftigung, sollten Sie nicht länger als 3 Jahre zurückliegend in einem VW Konzernunternehmen beschäftigt gewesen sein. Hierzu werden personenbezogene Daten der Personalakte, des Hinweisgebersystems sowie der Revision und Sicherheitsdatenbank abgefragt. Zur Überprüfung von möglichen Interessenkonflikten werden Sie darüber hinaus um eine Selbstauskunft in Bezug auf Beteiligungen bzw. Mandate – sofern tätigkeitsbezogen relevant – und PEP-Listen (Politisch Exponierte Person) gebeten.
Umfang der Prüfung für Einstellungen in den Oberen Management und Management Kreis:
Zusätzlich können bisherige Arbeitgeber und sonstige Referenzgeber befragt werden. Zur Überprüfung von sicherheitsrelevanten Vorfällen wie strafrechtlichen Verstößen (z. B. Einstellungsbetrug, Wirtschaftskriminalität, organisierte Kriminalität), Wettbewerbs- oder Kartellrechtsverstößen, Verstößen gegen sonstige gesetzliche Vorgaben oder Verordnungen, Insolvenzen sowie bestehenden Interessenkonflikten werden Ihre Stammdaten zudem mit Sanktions- und anderen öffentlichen Listen und Registern, u.a. Terror- und Embargolisten sowie PEP-Listen (Politisch Exponierte Person) abgeglichen und nationale und internationale Presse sowie Medien ausgewertet. Auch eine Internetrecherche – inkl. Social Media (beschränkt auf berufliche Netzwerke) – und allgemein zugängliche proprietäre Datenbanken können bei der Überprüfung hinzugezogen werden. Die Audi Formula Racing GmbH setzt für diese vertiefte Recherche einen externen Dienstleister für diese Beschäftigtengruppen ein.
Der Background-Check wird durch das jeweils zuständige Personalwesen, das (Konzern-) Aufklärungsoffice, die (Konzern-) Sicherheit und die (Konzern-) Revision und den zu diesem Zweck beauftragten Dienstleister durchgeführt. Ihre personenbezogenen Stammdaten (Name, Geburtsdatum, Anschrift) werden daher zunächst an den Dienstleister übermittelt. Dieser erstellt im Zusammenhang mit dem Background-Check über Sie eine Informationsquelle auf Basis der vorgenannten Inhalte, ohne dass es zu einer abschließenden Beurteilung Ihrer Person kommt. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung auf Grundlage dieser Daten statt. Die gesammelten Informationen werden durch den Dienstleister an eine zentrale Stelle bei der Audi Formula Racing GmbH innerhalb Deutschlands weitergegeben.
Für alle Fälle des Background-Checks gilt, dass nur ein begrenzter Personenkreis – Prozessbeteiligte am Background-Check – intern eine Zugriffsberechtigung auf Ihre so zusammengestellten Daten hat. Dieser stellt die Einhaltung der unten aufgeführten Löschfrist sicher.
Sie können bei uns eine Kopie der konkret anwendbaren oder vereinbarten Regelungen zur Sicherstellung des angemessenen Datenschutzniveaus erhalten. Bitte nutzen Sie hierfür die Angaben im Abschnitt Kontakt.
Wenn wir Ihre konkrete Bewerbung ablehnen, Ihre Bewerbungsunterlagen aber weiterhin speichern möchten, um bezüglich anderer zu besetzender Positionen auf Sie zukommen zu können, holen wir hierzu Ihre Einwilligung ein.
Sofern es bei abgelehnten Bewerbern zu anschließenden gerichtlichen oder außergerichtlichen Auseinandersetzungen kommt, verarbeiten wir personenbezogenen Daten außerdem zur Wahrung unserer berechtigten Interessen auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1, Unterabs. 1 Buchst. f) Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Unser berechtigtes Interesse liegt hierbei in der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Sofern hierzu besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden müssen, erfolgt dies auf Basis des Art. 9 Abs. 2 Buchst. f) DSGVO.
Weitergabe der Daten an Dritte
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Personio.
Betroffenenrechte
Sofern durch uns als verantwortliche Stelle personenbezogenen Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art.15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung (Art.16 DS-GVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben sie nach Art. 7 III DS-GVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung.
Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die in diesem Online-Bewerbungsverfahren verarbeiteten Daten an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Ziffer 2.).
Abschließende Bestimmungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.